Компания одна во всех трёх примерах: генподрядчик, четырнадцать лет на рынке, три объекта, около двенадцати человек в офисе и около ста человек из бригад субподрядчиков на объектах, выручка несколько миллионов евро в год.
Как было
Счета от бригад приходили на почту. Бригадир писал «работы выполнены», администратор ставил счёт в оплату, собственник подтверждал по телефону между двумя встречами. Прораб должен был сначала проверить объём на объекте. Иногда проверял. Чаще счёт был уже оплачен, когда прораб до него доходил.
Правила не было, поэтому и нарушать было нечего. Разницу между оплаченным и сделанным находили при сверке актов, через несколько месяцев. К тому времени бригада могла работать уже у другого генподрядчика.
Что показала сводка
Во вторник в сводке на 8:00 стояла строка: счёт субподрядчика за месяц работ на третьем объекте выше сметы по позиции на 17 000 €, подписи прораба на объёмах нет. Вопрос дня: платить по слову бригадира или ждать замера прораба.
Собственник выбрал второе, и решение записали в карточку: не платить без подписи прораба, объём проверить на объекте, отвечает прораб, проверка в пятницу.
Что вышло
Прораб замерил выполненное и сверил с актом. Часть объёма ещё не была сделана. Часть посчитана дважды: за неё уже платили в январе. Оплатили на 15 500 € меньше, чем стояло в счёте. За сделанное деньги ушли в тот же день, поэтому бригада не встала.
После этого правило «ни один счёт без подписи прораба» стало решением компании, а не просьбой. Счёт без подписи теперь виден утром, до оплаты, а не при сверке.
Что я бы сделал на вашем месте
Сначала посмотрите на три последних месяца: сверьте оплаченное с актами. Так будет видно, есть ли проблема и какого она размера, ещё до любого правила.
Если вводите правило, платите за проверенное в тот же день. Иначе бригада услышит не «мы проверяем», а «нам задерживают деньги».
И не ищите виноватого за прошлое. Правила не было, значит, и нарушить его никто не мог.