Пример: счёт от знакомого поставщика с чужими реквизитами

Компания и цифры выдуманы, ситуации взяты из реальной работы. Генподрядчик с тремя объектами, счёт знакомого поставщика на обычную сумму, новые реквизиты в письме и правило, которое стоит один звонок.

Карточка решения, пример

Сигнал

Счёт от постоянного поставщика материалов на обычную для него сумму, 42 700 €, с припиской: «у нас сменились реквизиты». Заметили случайно: накануне платёжного дня менеджер поставщика позвонил по другому вопросу и сказал, что реквизиты у них не менялись.

Решение

Реестр поставщиков с проверенными реквизитами. Любую смену реквизитов подтверждает второй человек звонком по номеру, который уже есть в реестре, а не из письма или счёта. Пока не подтвердили, не платим. Отвечает бухгалтер, проверка через три месяца.

Действие

Реестр действующих поставщиков и субподрядчиков: счёт, контакт, кто и когда подтвердил. Перед каждым платёжным днём платежи сверяются с реестром. Несовпадение значит: платёж ждёт обратного звонка. Задержанные платежи видны в утренней сводке.

Результат

За три месяца реквизиты менялись шесть раз. Пять смен подтвердились звонком в тот же день или на следующий. Одна не подтвердилась, и этот счёт не оплатили.

Вывод

Правило стоит один звонок на каждую смену реквизитов. Через три месяца смотрим: задержала ли проверка хоть один честный платёж и сколько времени она заняла.

Компания одна во всех трёх примерах: генподрядчик, четырнадцать лет на рынке, три объекта, около двенадцати человек в офисе и около ста человек из бригад субподрядчиков на объектах, выручка несколько миллионов евро в год.

Как было

В компании платили по знакомому названию. Счёт приходит на почту, поставщик свой, сумма обычная, администратор ставит его в оплату. Реквизиты с прошлыми никто не сравнивал: зачем, если поставщик тот же.

Однажды пришёл счёт от постоянного поставщика материалов на 42 700 €, обычная для него сумма. В письме была строка: «У нас сменились реквизиты, просим оплатить на новый счёт». Письмо выглядело как всегда.

Заметили случайно. Накануне платёжного дня менеджер поставщика позвонил по другому вопросу, и бухгалтер между делом спросил про новый счёт. Менеджер ответил, что реквизиты у них не менялись.

Решение

Собственник решил не искать, кто виноват, а закрыть саму дыру. В карточку записали правило: любую смену реквизитов подтверждает второй человек звонком по номеру, который уже есть в реестре поставщиков. Не по номеру из письма и не по номеру из счёта. Пока не подтвердили, не платим. Отвечает бухгалтер, проверка через три месяца.

Что сделали

Собрали реестр действующих поставщиков и субподрядчиков: название, счёт, контакт и кто подтвердил его последним. Перед каждым платёжным днём платежи сверяются с реестром. Если реквизиты в счёте не совпадают, платёж стоит, пока не перезвонили. Такие платежи видны в утренней сводке, поэтому о них никто не забывает.

Что вышло через три месяца

Реквизиты менялись шесть раз. Пять смен подтвердились звонком, в тот же день или на следующий, и эти поставщики получили деньги вовремя. Одна смена не подтвердилась, и этот счёт не оплатили.

Что я бы сделал на вашем месте

Начните с этого правила, ещё до любой программы. Оно стоит один звонок на каждую смену реквизитов.

Звоните только по номеру, который у вас уже был. Номер из того же письма подтвердит только то, что написал отправитель этого письма.

И спросите свой банк, сверяет ли он имя получателя со счётом перед переводом. Если сверяет, это вторая проверка, а не замена первой.